Pemberitahuan Privasi Kandidat

Privasi kami penting bagi Globalization Partners, Inc. dan anak perusahaan dan afiliasinya (“Globalization Partners”, “kami”, atau “kami”). Pemberitahuan Privasi Kandidat ini (“Pemberitahuan Privasi”) menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, membagikan, dan melindungi data pribadi atau informasi pribadi (“Informasi Pribadi”) pelamar selama proses lamaran kerja. Informasi Pribadi berarti setiap informasi yang secara langsung mengidentifikasi seseorang atau yang membuat seseorang dapat diidentifikasi ketika digabungkan dengan informasi lain, seperti nama, alamat, keanggotaan dan/atau nomor siswa, nomor NI, nomor Paspor, Nomor Pokok Wajib Pajak, kualifikasi, tanggal lahir, foto. Mitra Globalisasi adalah pengontrol untuk Informasi Pribadi Anda. Jika terjadi pertentangan antara Pemberitahuan Privasi ini dan hukum yang berlaku, maka hukum yang berlaku yang akan berlaku, dengan mengirimkan Informasi Pribadi Anda kepada kami, Anda mengakui hal tersebut:

• Anda telah membaca dan memahami Pemberitahuan Privasi ini dan setuju pada penggunaan Informasi Pribadi sebagaimana dijelaskan berikut ini.

• Informasi Pribadi Anda mungkin ditransfer dan diproses di seluruh dunia, termasuk di negara yang mungkin tidak dianggap menyediakan tingkat perlindungan data yang sama sebagaimana di negara asal Anda, untuk tujuan dan dengan cara yang disebutkan dalam Pemberitahuan Privasi ini

• Anda tidak diwajibkan untuk memberikan informasi apa pun yang diminta kepada kami, tetapi kegagalan Anda untuk melakukannya dapat mengakibatkan kami tidak dapat melanjutkan pencalonan Anda untuk pekerjaan yang Anda lamar.

• Semua representasi Anda benar dan benar sejauh pengetahuan dan keyakinan Anda, dan Anda belum secara sadar menghilangkan informasi terkait apa pun yang bersifat merugikan. Memberikan informasi yang tidak akurat dapat membuat Anda tidak memenuhi syarat untuk bekerja.

• Pemberitahuan Privasi ini tidak merupakan bagian dari kontrak kerja apa pun yang ditawarkan kepada kandidat yang dipekerjakan oleh Globalization Partners.

Informasi Pribadi yang Kami Kumpulkan

Jenis Informasi Pribadi yang kami minta dari Anda dan cara kami memprosesnya ditentukan oleh persyaratan negara tempat posisi yang Anda lamar berada, dan bukan negara tempat Anda tinggal. Jika Anda melamar ke lebih dari satu lokasi atau jika peran yang Anda lamar tersedia di lebih dari satu negara, jenis Informasi Pribadi yang kami minta dari Anda dan cara kami memprosesnya ditentukan oleh persyaratan semua negara tempat posisi tersebut berada.

Kami biasanya mengumpulkan Informasi Pribadi secara langsung dari Anda saat Anda melamar pekerjaan di perusahaan kami, seperti nama, alamat, informasi kontak, foto dan video, riwayat pekerjaan dan pendidikan, prestasi, dokumen identitas, dan hasil tes. Jika Anda menerima tawaran dari kami, kami kemudian dapat melakukan pemeriksaan latar belakang dan, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, kami juga dapat mengumpulkan data yang terkait dengan pelanggaran pidana dan proses, serta mengenai status sanksi, dengan menyaring basis data eksternal yang tersedia untuk umum dan daftar sanksi global. Kami juga mengumpulkan Informasi Pribadi serupa tentang Anda dari pihak ketiga, seperti perusahaan perekrutan profesional, referensi Anda, majikan sebelumnya, karyawan Globalization Partners yang telah Anda wawancarai atau yang merekomendasikan pencalonan Anda, dan, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, penyedia pemeriksaan latar belakang pekerjaan. Kami juga dapat mengumpulkan Informasi Pribadi tentang Anda secara online sejauh Anda telah memilih untuk membuat informasi ini tersedia untuk umum. Misalnya, kami dapat menemukan profil Anda di situs web media sosial profesional (seperti LinkedIn dan/atau XING), dan menghubungi Anda tentang peran yang sesuai.

Informasi Pribadi Sensitif adalah bagian dari Informasi Pribadi yang mencakup etnis, kesehatan, keanggotaan serikat pekerja, keyakinan filosofis, orientasi seksual, dan kategori lain sebagaimana ditentukan oleh hukum. Kami dapat mengumpulkan Informasi Pribadi sensitif tentang kandidat sejauh diizinkan untuk melakukannya oleh undang-undang yang berlaku (misalnya, undang-undang kesempatan setara AS) dan untuk mendukung upaya kami untuk menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dan beragam. Kami juga dapat mengumpulkan Informasi Pribadi yang sensitif sejauh kandidat memilih, tanpa diminta, untuk secara sukarela mengungkapkannya selama proses perekrutan. Dalam keadaan terbatas dan sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, kami juga dapat mengumpulkan informasi pribadi sensitif yang berkaitan dengan karakteristik kesehatan dan medis, seperti status infeksi, hasil tes, dan status vaksinasi, untuk mengatasi kewajiban kesehatan masyarakat dan keselamatan kerja kami dan untuk melindungi Perusahaan dan karyawannya, klien, dan pihak ketiga.

Anda tidak memiliki kewajiban hukum atau kontrak untuk memberikan Informasi Pribadi kepada kami selama proses lamaran kerja. Namun, jika Anda tidak memberikan Informasi Pribadi Anda kepada kami, kami tidak akan dapat memproses lamaran kerja Anda dengan benar atau sama sekali.

Penggunaan Informasi Pribadi Anda

Kami mengumpulkan dan menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk alasan sumber daya manusia dan manajemen bisnis yang sah, termasuk:

• mengidentifikasi dan mengevaluasi kandidat untuk pekerjaan potensial, serta untuk peran masa depan yang mungkin tersedia;

• menyimpan catatan yang berkaitan dengan perekrutan dan perekrutan;

• memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, termasuk yang berkaitan dengan kesehatan masyarakat dan keselamatan kerja;

• mengembangkan program dan praktik keberagaman dan inklusi kami;

• melakukan pemeriksaan latar belakang, termasuk, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, dan jika Anda menerima tawaran dari kami, pemeriksaan riwayat kriminal;

• melindungi hak-hak hukum kami sejauh diizinkan atau diizinkan oleh hukum; dan

• melindungi tempat kerja dan berkomunikasi dengan profesional medis, penegak hukum, atau otoritas publik lainnya jika terjadi keadaan darurat atau kesehatan masyarakat, seperti ketika kesehatan atau keselamatan Anda atau satu atau lebih individu mungkin terancam, termasuk, sejauh diizinkan oleh hukum yang berlaku, berbagi data tentang status infeksi, hasil tes, dan status vaksinasi.

Kami juga dapat menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk tujuan analisis Globalization Partners, termasuk dalam bentuk agregat/pseudonim, untuk meningkatkan proses rekrutmen dan proses penerimaan karyawan kami dan meningkatkan kemampuan kami untuk menarik kandidat yang berhasil.

Dasar Hukum untuk Memproses Informasi Pribadi Anda

Memproses data dari pelamar kerja memungkinkan kami untuk mengelola proses rekrutmen, menilai dan mengkonfirmasi kesesuaian kandidat untuk pekerjaan dan memutuskan kepada siapa akan menawarkan pekerjaan. Untuk mematuhi undang-undang perlindungan data, kami memerlukan dasar hukum untuk memproses Informasi Pribadi Anda. Tabel di bawah ini menjelaskan cara kami menggunakan Informasi Pribadi Anda dan dasar hukum yang kami andalkan untuk melakukannya. Apabila diperlukan, kami juga telah menetapkan kepentingan sah kami dalam memproses Informasi Pribadi Anda. Tabel A mencakup Informasi Pribadi yang kami kumpulkan dan simpan hingga tahap seleksi dalam proses rekrutmen. Yang dimaksud dengan istilah daftar pendek adalah setiap bagian dari proses rekrutmen yang berlangsung hingga titik di mana tawaran kerja bersyarat dibuat. Tabel B mencakup Informasi Pribadi yang kami kumpulkan dan simpan sebelum membuat keputusan akhir untuk merekrut.

Data Kategori Khusus

Jika informasi yang kami proses adalah data kategori khusus seperti data kesehatan Anda, dasar tambahan untuk pemrosesan yang kami andalkan adalah:

Jika Anda telah memberikan persetujuan eksplisit Anda kepada Mitra Globalisasi untuk pemrosesan.

Jika pemrosesan diperlukan sehubungan dengan melaksanakan kewajiban hukum kami dan melaksanakan hak hukum kami sebagai perusahaan Anda.

Jika pemrosesan diperlukan untuk pembentukan, pelaksanaan, atau pembelaan klaim hukum.

Penyaringan Latar Belakang

Jika Anda menerima tawaran dari kami, kami dapat melakukan pemeriksaan latar belakang pada Anda atau menginstruksikan pihak ketiga untuk melakukannya atas nama kami. Penyaringan latar belakang hanya akan dilakukan jika diizinkan oleh hukum yang berlaku untuk lokasi di mana posisi tersebut berada dan sejauh yang diperlukan dan proporsional dengan peran yang ditawarkan kepada Anda. Pemeriksaan latar belakang hanya akan melibatkan data latar belakang kriminal, serta penyaringan terhadap daftar sanksi global, sejauh diizinkan oleh hukum. Dasar hukum kami untuk penyaringan latar belakang adalah kebutuhan kami untuk melakukan tindakan pra-kontrak terkait dengan membangun hubungan kerja kami, serta kepentingan sah kami untuk menilai kesesuaian Anda untuk pekerjaan dengan membuat keputusan yang tepat untuk merekrut. Jika pemeriksaan latar belakang diperlukan, Anda mungkin akan dihubungi oleh penyedia layanan pemeriksaan latar belakang pihak ketiga untuk meminta otorisasi pelepasan informasi Anda, dan pada saat itu Anda akan diberikan informasi lebih lanjut tentang proses tersebut dan data pribadi apa saja yang mungkin dilibatkan.

Penerima Data dan Transfer Data Internasional

Informasi Pribadi Anda dapat diakses oleh perekrut dan pewawancara yang bekerja di negara tempat posisi yang Anda lamar berada, serta oleh perekrut dan pewawancara yang bekerja di berbagai negara dalam organisasi global Globalization Partners. Individu yang melakukan fungsi administrasi dan personel TI dalam Globalization Partners mungkin juga memiliki akses terbatas ke Informasi Pribadi Anda sejauh yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Di beberapa negara, Anda mungkin memiliki hak yang lebih sedikit berdasarkan hukum setempat daripada yang Anda miliki di negara tempat tinggal Anda, tetapi kami telah menerapkan mekanisme hukum yang dirancang untuk memastikan perlindungan data yang memadai untuk Informasi Pribadi Anda ketika diproses oleh anak perusahaan dan afiliasi Globalization Partners dalam organisasi global Globalization Partners dan oleh penyedia layanan Globalization Partners, termasuk transfer Informasi Pribadi Anda ke negara selain negara tempat Anda tinggal.

Kami menggunakan penyedia layanan pihak ketiga untuk menyediakan sistem perangkat lunak perekrutan. Kami juga membagikan Informasi Pribadi dengan penyedia layanan pihak ketiga yang mungkin membantu kami dalam mengidentifikasi dan merekrut talenta, mengelola, dan mengevaluasi penapisan prakerja serta menguji, dan meningkatkan praktik perekrutan kami.

Kecuali sejauh yang diperlukan untuk mencapai penggunaan dan tujuan Globalization Partners yang dijelaskan dalam Pemberitahuan Privasi ini, kami tidak mengungkapkan Informasi Pribadi Anda kepada pihak ketiga. Kami juga melarang penyedia layanan kami menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk tujuan non-Globalization Partners. Kami tidak membagikan atau menjual Informasi Pribadi Anda kepada pihak ketiga.

Kami mempertahankan proses yang dirancang untuk membantu memastikan bahwa setiap pemrosesan Informasi Pribadi oleh penyedia layanan pihak ketiga konsisten dengan Pemberitahuan Privasi ini dan melindungi kerahasiaan, ketersediaan, dan integritas Informasi Pribadi Anda sesuai dengan kepatuhan hukum yang berlaku.

Informasi Pribadi Anda dapat ditransfer ke negara-negara di luar Wilayah Ekonomi Eropa (European Economic Area/EEA) atau Britania Raya (UK). Misalnya, Informasi Pribadi Anda dapat dibagikan dengan salah satu kantor kami di luar negeri jika perlu atau di mana Anda memberi Globalization Partners wasit internasional. Jika data ditransfer ke luar EEA dan Inggris, hal itu dilakukan berdasarkan perlindungan yang tepat, misalnya, sebagaimana berlaku, Klausul Kontrak Standar Uni Eropa dan Tambahan Inggris untuk Klausul Kontrak Standar Uni Eropa yang dikeluarkan oleh Kantor Komisaris Informasi Inggris di bawah s.119A (1) dari Undang-Undang Perlindungan Data Inggris 2018.

Selain itu, kami dapat mengungkapkan atau mentransfer Informasi Pribadi Anda jika terjadi reorganisasi, merger, penjualan, usaha patungan, penugasan, atau transfer atau disposisi lainnya dari semua atau sebagian bisnis kami.

Cara Kami Melindungi Informasi Pribadi Anda

Kami memiliki langkah-langkah keamanan yang tepat untuk mencegah Informasi Pribadi hilang atau digunakan atau diakses dengan cara yang tidak sah. Kami membatasi akses ke Informasi Pribadi Anda hanya untuk mereka yang memiliki kebutuhan bisnis yang nyata untuk mengetahuinya. Mereka yang memproses Informasi Pribadi Anda hanya akan melakukannya dengan cara yang sah dan tunduk pada kewajiban kerahasiaan.

Kami juga memiliki prosedur untuk menangani dugaan pelanggaran keamanan data. Kami akan memberi tahu Anda dan regulator yang berlaku mengenai dugaan pelanggaran keamanan data jika kami diwajibkan secara hukum untuk melakukannya.

Hak-hak Anda

Sesuai dengan hukum yang berlaku, Anda mungkin memiliki satu atau beberapa hak berikut ini:

• hak untuk mengetahui, mengakses, dan meminta informasi tentang Informasi Pribadi yang kami miliki tentang Anda, termasuk rincian cara kami menggunakan informasi tersebut dan dengan siapa kami membagikannya;

• hak untuk meminta salinan Informasi Pribadi yang kami miliki tentang Anda;

• hak untuk mengubah, mengoreksi, atau memperbaiki Informasi Pribadi Anda jika ada informasi yang dimiliki tentang Anda yang tidak benar atau ketinggalan zaman;

• hak atas portabilitas Informasi Pribadi Anda;

• hak untuk meminta penghapusan Informasi Pribadi Anda;

• hak untuk meminta kami menghentikan pemrosesan Informasi Pribadi Anda atau membatasi pemrosesan Informasi Pribadi Anda;

• hak untuk menarik persetujuan Anda atas pemrosesan Informasi Pribadi Anda, sejauh pemrosesan kami bergantung pada persetujuan Anda sebagai dasar yang sah untuk pemrosesan. Hak ini mungkin tidak berlaku jika ada pembenaran hukum lain untuk melanjutkan pemrosesan atau kami perlu menyimpan Informasi Pribadi tertentu jika diperlukan atau diizinkan berdasarkan hukum yang berlaku; dan/atau

• hak untuk memberikan instruksi kepada kami mengenai pemrosesan Informasi Pribadi Anda jika Anda meninggal dunia.

Selain itu, dan jika diberikan oleh hukum yang berlaku, Anda mungkin memiliki hak untuk mengajukan keluhan kepada otoritas perlindungan data yang kompeten.

Penyimpanan Data

Kami menyimpan Informasi Pribadi yang kami dapatkan mengenai diri Anda selama proses rekrutmen tidak lebih dari yang diperlukan untuk tujuan ini yang karena itu data diproses.

Jika Anda menerima penawaran pekerjaan dengan kami, setiap Informasi Pribadi relevan yang dikumpulkan sepanjang periode sebelum Anda bekerja akan menjadi bagian dari data karyawan dan akan disimpan sesuai dengan persyaratan negara spesifik dan dengan pemberitahuan privasi yang berlaku pada karyawan Globalization Partners, yang akan diberikan saat proses orientasi.

Jika kami tidak mempekerjakan Anda, kami mungkin akan terus menyimpan dan menggunakan Informasi Pribadi Anda untuk jangka waktu tertentu (yang mungkin berbeda-beda tergantung pada negara) untuk tujuan administrasi sistem, untuk mempertimbangkan Anda untuk peran potensial di masa depan, dan untuk melakukan penelitian. Setelah itu, kami menyimpan Informasi Pribadi Anda dalam jumlah minimal untuk mencatat aktivitas perekrutan Anda bersama kami.

Kami mungkin perlu menyimpan informasi Anda untuk jangka waktu yang lebih lama jika kami membutuhkan Informasi Pribadi Anda untuk mematuhi persyaratan peraturan atau pelaporan yang berlaku, kewajiban hukum, atau jika kami mungkin membutuhkannya untuk tujuan sah kami, misalnya, untuk membantu kami menanggapi pertanyaan atau keluhan, memerangi penipuan, menanggapi permintaan dari regulator, menyelesaikan sengketa, menegakkan perjanjian kami, dll.

Adanya Pembuatan Profil dan Pengambilan Keputusan Otomatis

Kami tidak melakukan aktivitas pemrosesan apa pun yang melibatkan pembuatan profil otomatis dan/atau keputusan otomatis.

Kontak

Untuk menjalankan hak atau jika Anda memiliki kekhawatiran mengenai bagaimana data Anda diproses, Anda dapat menghubungi Kantor Privasi Globalization Partners, di bawah ini:

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).